大姚李一平教育慈善基金会:25年的积累+6个月实现信息化
小罗  /   2018-10-19
经过半年的使用证明,我的选择是正确的,成功的,满意的,能快速高效率地使用和爱上灵析是我的缘份,是我非常幸运的抉择。 ——大姚李一平教育慈善基金会 张洪源

大姚县位于云南楚雄州西北部,这个国家级贫困县却是远近闻名的教育名县。1993年大姚爱心人士共同发起和成立了大姚李一平教育慈善基金会,帮扶大姚“品学兼优、家境贫寒”学子完成学业,促进地方教育事业发展。截止2018年,已奖励25届2300多名学生,发出奖学金350多万,受助学生分布在全国 28个省市192 所院校。


大姚李一平教育慈善基金会现在共有累计超过3.5万笔的捐赠记录。过去,几乎所有档案全是纸质文稿,没有留下电子文档,基金会办公室的张洪源老师从9年前接手工作后,便开始整理捐赠数据,为纸质资料建立电子档案,构建网页和数据库。但随着数据的增加,从日渐庞大的电子表格中筛选捐赠信息,变得越来越吃力。


所幸的是,张老师从2018年2月开始,启用了灵析构建基金会数据体系,将25年来的捐赠历史导入后,将线下捐赠和人工核对的工作全部都交给了灵析系统,捐资公开实现自动统计,大大提高了工作效能。


这半年多来,张老师通过灵析做了哪些卓有成效的信息化「改造」呢?



导入捐赠数据

明白展示捐资信息


从1993年开始,大姚李一平教育慈善基金会一直坚持以「台账」的方式记录捐赠数据(见图1),25年来每个捐赠人捐了多少次,总共捐了多少钱,全部经由人工确认,做到分毫不差,并且定期在官网做公示。


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△ 图1  捐款名录


开始使用灵析后,张老师将3.5万多笔捐资记录全部导入灵析,做到了各年数据与电子台帐和捐资年报完全吻合,完成联系人合并后,各年捐赠信息都清清楚楚!张老师激动地说:

“当看到数据中心显示的1993至2017年各年数据与我原始的电子台帐和捐资年报数据完全稳合的那一时刻,我真是太兴奋了。”


由于很多过去的捐资记录只有姓名、单位和金额,没有联系方式,系统很难识别重名捐赠人是否为同一个,尽管这些工作费时费力,张老师仍然坚持逐一核对确认。他有个笃定的信念:

“管好线上线下所有捐赠人信息,是增强捐赠人爱心接力的动力——认真负责,公开透明,才能让大家信任基金会,并愿意持续地支持大姚县助学工作。”



筹款功能

让捐赠变得更顺畅


把线下数据导入后,张老师开始通过灵析发起筹款项目,非常认真地把灵析每个筹款功能都摸索一遍,并且整合到基金会的微信公众号当中,通过分享筹款链接、捐赠公示、个人中心、捐赠抵税计算器等功能和小工具,基金会微信公众号的功能不断地完善和丰富,真正变成了捐赠人的「服务号」,方便了捐赠人随时进行捐赠和查询。


现在,基金会不仅可以清楚地记录捐赠人信息,实时进行公示,自动化的线上捐赠流程也变得更顺畅。捐赠—通知—致谢—公示—捐赠证书,可以实现一条龙的自动实时反馈:

线上捐赠成功,手机和邮箱就能同步收到感谢邮件和短信,如果关注了基金会的公众号,还可以收到微信感谢信息;新华公益信息公开栏同时就有捐赠信息向社会公示,单次捐赠达到200元的还能收到精美的捐赠电子证书。


这样的筹款方式可信度高,非常受欢迎。仅从2018年2月发起的筹款项目,至今就已收到了50多万元的捐款。


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扫码查看他们的筹款项目

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微网页功能

让传播变得更高效


微网页功能,也给基金会带来了新的变化。


基金会一直有编送简讯的传统。过去,简讯的形态是纸质刊物,因为人力资源有限,每期只能寄送100多份,覆盖人群也不多。现在使用微网页就可以编辑电子版的基金会简讯,微网页可以自动生成链接,方便发布和传播,通过邮件群发和微信推送,也让更多人看到基金会的工作成果。


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△ 图2  邮件传播



做好联系人管理

为日常工作提供更多助力


上万的捐赠人全部导入并通过灵析进行管理和维护后,张老师通过分类和标签来标记联系人,一眼就能识别每个类别的捐赠人数量和身份,见图3:


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△ 图3  捐赠人分类管理


根据基金会章程,捐资超过特定金额的,基金会要为其颁发荣誉证书,授予荣誉称号等。张老师通过「智能标签」为捐赠人标记不同星级,可以一目了然地识别出哪些单位和个人符合颁奖条件,见图4:


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△ 图4  智能标签设置


现在,大姚李一平教育慈善基金会通过灵析对全部几万名捐赠人进行管理和维护,查询捐赠人信息已经变得简单快捷了,接下来会利用表单和分类功能管理受助人信息,把灵析的其他功能也用起来,构建更完善的综合数据服务平台。


| 灵析小助手感言 |


收到张老师的来信,整个灵析团队都非常感动且激动!感谢张老师对我们产品和服务的认可,也很荣幸能在基金会的信息化进程中扮演着积极角色。基金会的工作人员大都是离退休干部或在职公务员兼职,因此经常在晚上或周末抽空摸索灵析,寻求解决办法,从0到1去构建基金会的捐赠人管理体系。


在他们刚开始用灵析时,张老师给小助手看了基金会的历史捐赠数据,让小助手感触最深的是,他们从20多年前就采用台账方式,对善款及用途进行了详尽的记录和公开。除了捐赠金额和时间,还包括捐增次数,累计金额,每次捐赠都有单独的捐资序号——这样用心笃实的做法,恐怕没有几家公益机构能做到,而他们一做就是25年。好在这25年的坚持,因为有了灵析,得以更加高效和精准地发挥出价值。


助力并陪伴机构共同成长,是6年来灵析不变的初心。最近频频收到了像张老师这样的感人至深的用心反馈,感动之余更是一种鞭策和激励,为大家做更好的产品,提供更好的服务,是灵析人回应所有伙伴的最好方式。感恩你与我们在一起!