避雷指南：公益机构IT投入常见的坑
鱼腩 / 2020-03-17
结合灵析的经验，为大家分享公益机构在IT投入中常见的“坑”，以及如何避免这些“坑”。
开展信息化建设的时候，不少公益组织会在IT投入上遇到障碍，甚至走入误区。花了钱和精力，最后却没能解决问题。IT开发和服务，遇到“坑”的原因，其实是大家不了解，不熟悉这块业务。而灵析从2012年创立开始，一直在做公益行业的信息化解决方案，也做过很多定制开发的项目。本期我们就结合灵析的经验，为大家分享公益机构在IT投入中常见的“坑”，以及如何避免这些“坑”。
公益机构在IT上的投入，主要是三个方面。
一方面是对使用者的投入。有的机构配备了专门的IT支持人员，一般规模在20～30人的机构会有，大家平时对IT支持人员的了解，可能是管理单位的邮箱、网络和电脑等。其实，除了日常支持，他们还会负责软件的实施和配置，作为业内人士，他们也更了解行情，知晓系统原理和配置管理，也更能给出合理的定价范围。即使没有专门的IT支持人员，随着很多工作形式和方法从线下搬到线上，包括“云”处理、大数据等等概念的普及应用，我相信公益机构的每个员工，都是需要基本的IT知识的。这方面对员工培训等的投入，也很重要。另一个方面是应用层的各种软件。这是大家最能直观感受到的，比如财务软件、筹资和利益相关方管理软件、机构的官网、APP、小程序、还有在线协同工具、统计分析工具、项目管理系统等等。这些软件我们每天工作都会用到，除了给咱们机构的员工和志愿者使用，也可能涉及到公益机构的“用户”，比如捐赠人、活动的参与者、受助人等等。此外还有硬件层的投入，这部分大家可能不太熟悉。比如我们建网站，是需要把网站内容放在服务器上的，也需要人来定期维护，这部分的投入，其实就属于硬件层。他还包括一般管理系统必备的数据库存储，我们每天会用到的IT设备，比如办公电脑等。预算恐怕是大家最关心的，我们在不同方向的投入，通常差别很大。不同投入的预算可能相差一个数量级，付费周期也不尽相同，与此同时，这些IT投入也不是所有机构都需要，以及可以负担的。在人员方面的投入，是所有机构都需要并且应该重视的，可以按照一个IT支持人员来计，预算就是他一年的工资支出。如果没有专门的IT支持人员，在员工培训上也必须投入一定的预算，保障大家可以顺利适应工作流程，提高效率。财务软件相对比较成熟，根据体量和资金，预算从1万到100万都有可能，这也是公益机构必须投入的部分，财务人员都会需要。一般财务软件首年付费比较多，后续的维护成本相对较低。机构的官网，微网站（手机上也可以适应浏览的网站），以及公众号开发，也是对所有机构都适用的。官网的建设，现在不太需要单独购买服务器，供应商一般都会负责维护，我们只需要支付维护费就可以了。展示型网站，依据功能差异报价不同，报价在5-20万之间。OA协同办公，公益机构体量较小，市面上有不少免费的软件，比如钉钉、企业微信，也有付费的，比如泛微、致远的系统。一般大机构的审核签报流程相对复杂，已有的软件无法直接应用，这时就需要专门定制开发开发一套OA系统，通常报价在20万以上。无论是免费还是付费，要想OA系统物尽其用，机构内部必须有比较完善管理流程。业务系统在商业领域比较成熟，比如ERP，但公益领域的应用比较少，如果需要的话，基本上就需要定制。常见的是项目管理系统，对于业务量大、流程多、业务流程可标准化的机构，可能就需要单独开发，费用也比较高，在10-200万之间，当然也存在后期的维护费。还有一个大家熟悉的呢，是工作里最常用的利益相关方管理系统，开展筹款、活动、传播的工具，灵析可能是大家最熟悉的。因为涉及到机构的核心业务，所以每个机构都需要，投入从几百到上万不等，根据各自的需求来定。其他的还有SaaS（软件即服务）、服务器、数据库等的预算，大家接触不多。在实际运作的过程中，IT投入也是有优先级的，员工的投入应该排在第一位。很多机构过多关注软件和系统，却忽略了使用软件和系统的人。作为使用者，员工的工作效率和专业技能，决定了我们能否顺利完成项目，开展工作。包括办公设备的投入、专业职业技能培训、团队信息化建设等等，都应该是IT投入中最重要的环节。其次是在管理流程上的投入。工作流程、审批流程、项目流程...这是大家很容易忽略，但其实决定了最终购买或开发的软件能不能用起来，用得顺不顺手。一方面我们可以向其他做得比较好的机构学习，另一方面要做好评估工作，内部沟通顺畅，减少冗余的步骤。最后才是技术上的投入。包括供应商的选择，软件系统的选择，预算等等。这里需要提醒大家的是，功能多，非常好用，又非常便宜的软件/系统，其实是不存在的！机构要根据自己的需求，找到平衡点，我们在选购和定制的过程中，秉持适合易用的原则，更多的功能场景需要在使用中逐渐优化。同样是写代码，不同的团队，在能力和态度上可能天差地别，那如何选择供应商呢？首先是找那些和我们的价值观相符的，客户口碑比较好的团队。如果有朋友或者同行的推荐，会比较容易找到值得信赖的供应商。供应商的价值观，很大程度上决定了，我们之间的合作是否愉快，项目推进能否顺利，交钱之后值不值得信赖。通过沟通，了解对方的团队文化，和我们的理念是否契合。通过其他公益机构，也能了解对方做过的项目，后续服务是否到位。再者，应该找那些业务能力过硬，有相关项目开发经验的团队。术业有专攻，比如做官网，如果他们之前也为其他公益机构做过官网，那么很大程度上，供应商不仅可以解决你提出的问题，也可以避免别的公益机构遇到的“坑”，获取更高性价比。有的外包团队，为了价值最大化大包大揽，接下自己不擅长甚至从未涉足的业务。我们作为非专业人士很难判断，因此自己的需求最好是对方的核心业务。一方面这表示对方技术过硬，不大可能出错，另一方面也说明他们长期专注这一领域，经验丰富，执行效率也比较高。其次，就需要考虑报价和服务态度这些因素。软件开发完成，在使用过程中是肯定一定会遇到问题的，后期服务跟不上很麻烦。我们一般后期有维护费，双方的权利义务写在合同里，这样比较有保障。最后想要强调的是，在和供应商沟通的过程中，建议大家用平等的态度交流沟通。需求和开发站在天平的两端，一个不太了解业务，一个不太了解技术，大家平等交流，更有利于建立信任，共同创作，可以在尽可能短的时间内，完成开发并付诸使用。既了解机构业务，也有良好沟通能力的对接人，能够起到重要的协调作用。给到供应商的需求应该合理适度，太多太难的要求，对方做不到，合作不可能长久。供应商同时会接手多个项目，中小团队的项目管理能力随着项目的增多和需求的变更让时间把控不易准确，我们需要适当的施加压力，催对方按时完成任务。在任何的IT开发建设当中，有一些基本的原则和注意事项。根据我们的经验，“围绕公益机构使命，保有对客户/捐赠人的敬畏”，是最基本的原则，这跟咱们公益机构做项目是一样的。在这个原则之下，其他的工作开展才不会走偏，体现在项目设计和产品开发上，更有可能符合我们的要求。再者，数据安全和扩展性也值得重视。不管是免费的软件，还是花钱开发的系统，底层数据都要保护好。捐赠人数据、志愿者数据的丢失，会带来极大的负面影响，不但造成信息断层，经验脱节，还可能有泄露用户隐私的嫌疑，甚至带来舆论危机。数据扩展性是指，在后续系统升级改进，更换供应商的过程中，已有的数据依然可以继承使用。表现在实际使用中，更换系统后，技术处理不需要重新架构调整，数据的导入导出会比较方便，不需要太多人工介入。除此之外，提升整个团队的信息化建设。让员工学会和熟练使用软件，有意识地标准化工作流程，加强团队协作，才可能让我们投入的软件系统运转起来，最后，虽然技术开发几乎可以满足所有的需求，但大而全并非最好的解决方案，只要可以解决核心问题，满足实际需求，就是适合的有效的系统。无论技术的投入，还是落地的使用，都不太可能一蹴而就，慢慢积累，逐渐优化迭代，是实际的解决方案。如果暂时不知道要什么，不妨先采购广泛使用的软件和系统，摸索到自己的工作流程，工作场景，再逐渐完善和决定是否要进一步投入。
